施工企业印章保管与使用指引｜高杉LEGAL

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施工企业印章保管与使用指引

作者｜陈晓峰（上海邦信阳中建中汇律师事务所，微信号：brianchen0323）

*本文经授权发布，仅代表作者观点，不代表其供职机构及「高杉LEGAL」立场，且不作为针对任何个案的法律意见*

在施工企业经营过程中，印章管理是重中之重。用印不规范带来的损失始终是施工企业重点预防和关注的。但是，整个行业还处于“印章多杂、信息化水平不高”的阶段，大型施工企业同时管理500枚以上的印章，往往力不从心。本文从印章使用、停用、回收、销毁等环节，结合施工行业现状进行梳理，提供印章保管与使用的意见与方案，希望对施工企业印章管理工作有些许帮助。

一、法律规定

《合同法》（1999）第三十二条规定：“当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”

《合同法》（1999）第四十九条规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”

《最高人民法院关于适用<中华人民共和国合同法>若干问题的解释(二)》（2009）第十三条规定：“被代理人依照合同法第四十九条的规定承担有效代理行为所产生的责任后，可以向无权代理人追偿因代理行为而遭受的损失。”

以及绍兴市中级人民法院《关于审理建筑领域民商事纠纷案件若干问题的纪要》（2013）、北京市高级人民法院《关于审理建设工程施工合同纠纷案件若干疑难问题的解答》（2012）等。

二、印章分类

施工企业印章通常分为四类：行政章、领导人员印鉴章、企业业务专用章以及项目部印章等。

行政章：指以公司、分支机构、部门等名义行使相应职权的印章，例如企业公章、分公司公章、职能部门章等；

领导人员印鉴章：指以企业、分支机构以及部门等领导人员、负责人名义实施职务行为的印章，例如法定代表人印鉴章、财务负责人印鉴章等；

企业业务专用章：指冠以企业单位名称，用于业务管理活动并明确专门用途的印章，例如合同专用章、资料专用章等。

项目部印章：指以具体项目部名义行使相应职权或者用于项目管理活动并明确专门用途的印章，例如项目部章（例如印章名称为“XXX工程项目部” ）、项目部资料专用章等。

三、印章保管与使用

（一）用印范围

施工行业中，使用最频繁、引发纠纷最多集中在合同专用章以及项目部印章。使用混乱体现在：没有明确的用印范围、没有清晰界定印章的权限等，不当用印现象频现，企业可能面临承担巨大损失的风险。在印章管理工作中，对这两类印章使用范围在企业内部流程或规章中应当进行明确规定。

1、项目部印章不得用于签订经济类合同

项目部印章应当限制在只能使用于相应项目部职责范围内与业主、设计、监理、地区有关部门的技术、质量、安全和文明施工等业务联系、资料往来。不得用于对外签订经济类合同、项目结算及其它契约类文书，不得用于对分包、设备或材料供应商的债务等文书；在包定额消耗工程，涉及市场经营行为、工伤事故处理、企业品牌等事宜时必须经企业负责人书面批准方可使用。

2、合同专用章应当区分授权

合同专用章应当根据施工企业各部门不同权责，专门刻制并区分授权。一方面可以清楚划分印章权限使用界限；另一方面可以在各部门职责范围内更高效处理用印事宜，提高企业效率。根据业务情况，可以设置五类合同专用章：

（1）工程合同专用章

该印章适用于公司与业主单位（建设单位）、工程发包单位签订的建筑、安装、装饰工程承包合同及其协议等，由法务部门保管和盖印。

（2）外包合同专用章

该印章适用于公司签订劳务分包工程合同以及二结构分包合同等，由公司劳务部保管和盖印。

（3）劳动合同专用章

该印章适用于公司与雇员签订劳动合同或协议，由人力资源部保管和盖印。

（4）分公司合同专用章

该印章适用于分公司在授权权限范围内对外签订经济合同，由分公司法务部门保管和盖印。

（5）合同专用章

该印章适用于上述授权范围外的需签订的工程建设、物料采购、加工承揽、设备租赁等合同协议，由法务部门保管和盖印。

（二）用印申请

1、用印申请表

申请用印应当填写《用印申请单》，用印申请提出人应当是职能部门、分公司、项目部，不得是个人。

所需用印申请应当经过有权限的主管人员签字同意后，经办人方可持《用印申请单》与相对应的用印材料向用印保管人要求用印。《用印申请单》应当清楚记载：1）申请部门或单位用印印章名称、2）用印文件名称及份数、3）经办人姓名、4）审批人姓名、5）批准人审批意见、6）申请用印日期。

经办人、批准人须在登记栏或审批意见栏内亲笔签名。

2、申请文件核对

盖章人员应当仔细核对申请用印文件与《用印申请单》所列清单在名称、数量上保持一致，文件的内容与文件名称不存在明显不对应的情况，避免盖印文件中夹带其他材料或空白纸张。

3、快速用印清单

根据业务需求，在平衡业务效率和法律风险的基础上，企业可以将某些用印申请列入《快速用印清单》。例如业务部门申请营业执照复印件加盖公司公章、法务部门申请诉讼材料加盖公司公章等。

因为公司公章通常需要公司董事长或总经理签字批准，对于那些对企业经营风险影响较小而又对时效要求较高的用印行为，可以列为快速用印，即不需要通过审批而直接盖印。

但是为了事后核实与责任追究，用印时需要填写《用印登记表》。《用印登记表》应当清楚记载：1）申请用印部门、2）经办人姓名、3）用印印章名称、4）用印材料名称、5）用印数量、6）经办人签字等。盖章人员核实该用印事项是否符合快速用印条件和要求，《用印登记表》是否真实、完整、清晰填写，仔细核对《用印登记表》内容与实际用印情况是否一致。

4、用印盖章

盖章人员盖章时，应当确认所盖印章与所申请印章是否一致（尤其当盖章人员同时保管多枚印章）。盖章时，盖章人员须加盖印章在用印文件之企业名称上，覆盖企业名称，不得在空白处盖章。盖章人员在面对多页文件盖章时，须加盖骑缝章，且确保每一页都盖有印痕。

印章保管人应当明确了解印章使用范围和要求，并拒绝超越用印范围及权限的用印要求，出现下列情形的，不得用印：

（1）未经审批、审批手续不全或超越审批权限的；

（2）用印申请单填写错误或填写信息不全的；

（3）用印材料和用印申请单内容不符的；

（4）用印材料存在多处或关键字涂改及字迹不清的；

（5）用印材料落款名称与印章名称不符的；

（6）用印材料的内容与实际情况不符或需要进行核实的；

（7）涂改、复印用印申请单或批准人签名的；

（8）用铅笔书写用印材料或填写用印申请单的；

（9）在空白介绍信、空白证件、空白授权书或其他空白材料上盖章的；

（10）在未注明用途的单位或企业负责人证照、证件复印件上盖章的；

（11）在非本企业员工的劳动关系证明、社保关系证明、工资支付证明、工伤鉴定申请等材料上盖章的；

（12）未经特别授权，用于订立经济合同、担保、承诺或确认结算单、对账单等其他与经济有关的事项。

（三）印章保管

1、责任制

每一枚印章确认一名责任人，尤其针对高风险印章（如项目部印章）。公司与责任人签订《印章使用保管责任书》，明确责任范围以及奖惩措施。《印章使用保管责任书》应当包括但不限于以下内容：1）明确印章使用范围；2）所保管印章使用流程；3）保管和使用规范；4）违规使用之责任承担。

2、保管措施

所有印章均应该存放于安全、固定、带锁的抽屉、储物柜（箱）中，印章保管人应当妥善保管开锁钥匙，保持上锁常态；保管人离开印章保管区域时，须确保印章已收纳保管并已上锁。

3、定期排查与飞检

项目部是印章合规风险的重灾区，定期排查和飞行检查是预防风险的重要保障。

公司总部应当定期安排两名以上人员前往项目现场排查用印风险，排查内容包括但不限于：1）印章是否保管妥当，保存环境是否符合“安全、固定、带锁”等要求；2）《用印申请单》、《用印登记表》填写是否合规、完整，是否存在后补迹象（例如《用印登记表》中多项不相关记录字迹、颜色相同）；3）应当存留的用印文件是否保存完好；4）是否存在未经许可、私自刻制的印章；5）是否存在应当停用、甚至应当销毁的印章等。

为防止项目部提前准备，一定程度的飞行检查同样必要，检查的内容与上述排查内容基本一致。由于是飞行检查是随机、突发的，检查结果更能真实反应用印常态。

4、遗失被盗应对

印章发生遗失或者被盗情形时，印章保管人应当及时上报公司总部负责人，由法务部门制定应对和补救方案，采取包括但不限于追查印章下落、报告公安机关、公告印章作废等措施。当发生被盗情形时，在上报公司总部前，印章保管人还应当及时保护现场，防止人员随意进入，带来不必要的干扰。

（四）用印不合规之风险

1、印章使用范围模糊

在印章使用范围模糊的情况下，当发生纠纷，施工方主张该印章无权签订所盖合同的难度增加，例如在安徽省六安市中级人民法院(2016）皖15民终1575号安徽华力建设集团有限公司、金寨县鑫泰钢管服务中心债务转移合同纠纷二审民事判决书中，涉案“项目技术专用章”同时在《授权委托书》、《内外脚手架分包合同》等多类型文件上盖章，批准人员也是同一人，再结合相关事实，法院认为“即使印章上明确写明了‘签订合同、出具欠条均无效’，但由该枚印章盖章的‘同意付款确认书’”仍然有效，法院认为：“尽管印章中备注无效，即使无代理权，但其行为足以令相对方有理由相信系华力公司授权委托，构成表见代理。华力公司辩称债权、债务未发生转移，依法不予采信。”

2、文件用印夹杂其他资料

盖章人员未仔细核对所需盖章的文件，容易给经办人夹杂其他文件、浑水摸鱼提供机会。这类文件可能是经办人出境、贷款等所需工作证明，也有可能是与项目有关的担保协议、还款协议、承诺书、甚至空白文件等，此处空白文件不仅是完全空白的文件，还包括模板文件（例如未写明被委托人及委托事项的委托书）。在后者文件或资料上盖章，会被利用形成不利于印章单位的文件或证据。

笔者没有检索到可供研究的某份文件因偷盖印章而被认定无效的案例，但是现实情况下，除非一份文件文字是打印在印章上的，否则也很难鉴定出先盖章还是先打印。这类现象时有发生，以新疆维吾尔自治区高级人民法院(2017）新民再81号刘雁斌与赵国军、江苏苏南建设集团有限公司等民间借贷纠纷再审民事判决书为例：证人陈述“……赵国军要求我将一份没有盖章的还款协议夹在工程资料里一并盖章……”一审对该证人证言不予采信，二审又予以认可，但是在再审中又不予采信。

3、“不得用于经济合同”之效力

为避免或降低乱用印带来的企业经营风险，部分施工企业在项目部印章等风险高发的印章上刻上“不得用于经济合同”等字样。这种做法确实在一定程度上降低了风险，但是司法实践中，只是简单地刻上这类文字并不能完全避免风险发生。

在湖北省随州市中级人民法院(2017）鄂13民终252号浙江萧云建设有限公司、广水市鸿盛加气有限公司买卖合同纠纷二审民事判决书中，法院认为：“至于佳辰实业有限公司向杨甫庆转交的欠条中加盖的印章含‘此章涉及经济活动一律无效’字样仅能表明该印章系技术资料专用章，不能否定周浩勇具有代理浙江萧云公司的表象。其次，广水鸿盛公司善意且无过失地相信行为人具有代理权。如上所述，广水鸿盛公司在与周浩勇签订加气砖购销合同查看了涉案的内部承包责任书，周浩勇在出具欠条时亦注明购买的加气砖用于涉案项目；广水鸿盛公司持有的2549000元钢材款欠条加盖了翡翠山湖二期工程技术资料专用章，钢材款债权受让行为发生在杨甫庆与周浩勇结算加气砖款以及浙江萧云公司协调解决材料供应商围堵涉案项目售楼部之后，故广水鸿盛公司善意且无过失地相信行为人具有代理权。最后，周浩勇购买的加气砖、钢材款均已实际用于上诉人浙江萧云公司承建的工程施工，被上诉人广水鸿盛公司向周浩勇供应加气砖、代周浩勇偿还钢材款系基于对上诉人浙江萧云公司的建筑资质、付款能力等综合能力的信赖。故周浩勇在本案中构成了表见代理，上诉人浙江萧云公司应对周浩勇尚欠的上述加气砖款、钢材款承担清偿责任。”

4、印章交由分包单位管理与使用

部分施工企业项目部为图省事，将项目部印章交由分包单位使用和管理。一旦印章离开公司的控制范围，风险的不可控及危害程度无法估量，对公司正常经营构成巨大威胁。施工企业管理层应当严令禁止这种行为，并定期安排印章排查与飞行检查。

（五）印章停用与回收

1、发生以下情形时，印章应当停用：

（1）有关单位、部门、项目部或机构被撤销；

（2）有关单位、部门、项目部或机构名称发生变更；

（3）印章发生损坏；

（4）印章遗失或失窃，声明作废。

2、发生以下情形时，印章应当回收交至公司总部：

（1）应当停用且未遗失或失窃的；

（2）工程竣工结算完毕的项目印章。（项目竣工之后可能仍有未完成结算的工作，项目部印章仍有使用需要，但是由于项目部人员撤离，项目经理另有项目安排，仍由原保管人员保管或由原项目经理负责明显不妥。为保证印章安全，在项目竣工到结算完毕期间，项目印章应当交由工程相关的分公司或者总公司保管和盖印）

3、回收后的印章处置

回收的印章应当由公司总部专门人员进行保管。当印章可由公司自行销毁的，该印章被保管两年之后，经确认不再使用，根据印章的性质和用途，保管人员报请负责人员同意后，予以销毁。销毁须制作《销毁报告》，《销毁报告》上应记载包括：1）印章名称、2）销毁人、3）见证人、4）批准人、5）销毁时间等。销毁完毕后编制《印章销毁清单》，与《销毁报告》一同备存于公司档案室。

四、印章被冒用或盗用的预示

印章被冒用或盗用往往是后知后觉，当征兆发生时，施工企业及早留意并迅速采取措施，可以最大程度控制风险以及防止损失进一步扩大。当发生如下情形时，笔者认为施工企业应当有所警惕，并尽快核实是否存在印章被冒用或盗用的情况，以做出快速应对方案。

（一）有人员前来核实项目承接情况

冒用或盗用印章的公司或个人可能会以被冒用或盗用公司的名义（尤其这类公司是总承包单位）对外向其他施工单位或材料供应商虚假招标，承诺交付所谓履约保证金后安排进场施工或供货。有经验的施工单位或供应商会在签订协议或交付保证金前，前往所盖印章对应的公司核实。

（二）公安（经侦）前来核实印章

交付保证金却没有按约通知进场时，施工单位或供应商才发觉被骗，向公安机关报案的依据主要是那份虚假承诺书或者分包协议书。公安机关为查清事实，会安排人员前来核实合同真假，其中最关键的即是分辨该印章是否真实。这种情况发生时，施工企业应当积极配合公安机关工作，法务部门应当安排人员一同接待。

（三）项目附近空地出现建筑施工

当项目所在地为郊区时，如项目附近出现一定规模的建筑施工，施工企业应当有所警惕。例如不法人员利用信息不对称，以项目施工方为建造项目所需仓储的名义对外招标，收取履约保证金或者所谓的进场费等，具有一定的迷惑性，不及时发现并制止此类违建，最终纠纷可能会发展成为较大的维稳事件。

五、小结

企业印章管理是一项复杂、系统、意义重大的工作，由于篇幅有限，本文只能挑选施工企业印章管理中的部分重点作简单展开。为避免发生用印不规范，施工企业要结合企业运营现状从管理制度、管理工具、措施落实等多方面加以完善、改变和加强，企业法务部门或者顾问律师应当一定程度地介入印章全过程的风险管理，及时预防、跟踪与处理。