如何进行法律文件管理｜实操
作者|刘骁[金诚同达律师事务所律师]
原题：法律文件管理漫谈
一、背景及意义
知识管理的重要性，业已成为律师行业的共识。如何做好知识管理，系律师个体、律师团队和律师事务所三个层面均需关切和付诸行动的议题。知识管理是一项系统工程，涉及管理科学及信息技术等诸多面向，值得深入探讨。笔者认为，欲做好知识管理，需从妥善管理个案中的法律文件开始。
作为法律服务内容的重要载体和法律服务成果的重要呈现形式，法律文件系律师最亲密的伙伴。我们每天都基于自己的法律检索和法律研究产生或多或少的法律文件，不论系以争议解决还是非诉项目为主要的业务领域。
以争议解决中诉讼案件的一审阶段为例，在和意向委托人正式建立委托关系前，我们可能会基于案件需要就案件的相关争议向意向委托人提交《初步法律分析意见》；在代理委托人出庭的过程中，可能会向法庭提交《代理词》等法律文件；在结案后可能会向委托人提交《律师工作报告》；在整个案件的代理过程中，可能会涉及对案件答辩、证据提交、费用缴纳和案件开庭等事项的备忘。
以非诉项目中的股权投资项目为例，在基金设立前，我们可能会基于项目需要就交易结构的合法性出具《法律意见书》；在基金设立阶段，可能会起草《有限合伙协议》等法律文件；在基金募集阶段，可能会起草《风险揭示函》等法律文件；在基金备案阶段，可能会起草《法律意见书》等法律文件；在基金管理阶段，可能会起草《委托管理协议》等法律文件；在基金投资阶段，可能会起草《增资扩股协议》等法律文件；在投后管理阶段，可能会起草《项目管理实施细则》等法律文件；在退出阶段，可能会起草《股权转让协议》等法律文件。
在长期的执业实践中，众多的法律文件散落在工作电脑的不同角落。若工作电脑的桌面长期堆满散乱的法律文件，至少说明对于法律文件的管理是欠妥的。或许某一天，我们会基于委托人的需要，亦可能会基于同事的需要，甚至可能会基于自己援引或参考的需要而查阅某个案件或项目中的特定法律文件；若能在不使用搜索功能的前提下快速找到该特定的法律文件，这至少说明对于个案中法律文件的管理是成功的。在这个意义上，做好个案中法律文件的管理，不仅有助于管理个案本身的法律文件，亦便于未来的法律文件检索和法律文件归档。欲有效管理个案中的法律文件，需对法律文件的管理结构、命名规范等细节问题予以梳理，并逐步形成简洁、高效的工作规范。
二、管理结构
关于法律文件的管理结构，请参阅图1《法律文件的管理结构》。另，笔者以国内仲裁案件为例，阐述争议解决业务领域法律文件的管理结构，具体请参阅图2《关于国内仲裁案件法律文件的管理结构》；以房地产PE为例，阐述非诉项目业务领域法律文件的管理结构，具体请参阅图3《关于股权投资项目法律文件的管理结构》。
图1《法律文件的管理结构》
图2《关于国内仲裁案件法律文件的管理结构》
图3《关于股权投资项目法律文件的管理结构》
三、命名规范
（一）争议解决
1、仲裁案件
以国内仲裁案件为例，仲裁案件的命名应满足如下规范：
1) 案件名称
(1) 总体要求
规范：仲裁案件的案件名称应包括如下五(5)个部分：申请人姓名或名称 与 被申请人姓名或名称 案由 案。
示例：如：“A公司与B公司发明专利实施许可合同纠纷案”。
(2) 申请人姓名或名称
规范：申请人系自然人的，姓名采全名；申请人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两(2)个部分构成：字号 公司。
示例：如：“A公司”。
(3) 被申请人姓名或名称
规范：被申请人系自然人的，姓名采全名；被申请人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两(2)个部分构成：字号 公司。
示例：如：“B公司”。
(4) 案由
规范：
①仲裁机构已确定案由的：以仲裁机构确定的案由为准；
②仲裁机构尚未确定案由的：参照《民事案件案由规定（2011修订）》项下涉及合同纠纷的各类案由予以确定。
示例：如：“发明专利实施许可合同纠纷”。
2) 工作框名称
关于工作框的命名规范，请参阅附件二《关于国内仲裁案件法律文件的管理结构》。
3) 法律文件名称
(1) 总体要求
规范：仲裁案件的法律文件名称应包括法律文件形成日期及案件名称，由如下十(10)个部分构成：法律文件形成日期 . 法律文件名称 （ 申请人姓名或名称 与 被申请人姓名或名称 案由 案 ）。
示例：如：“20130627.证据目录（A公司与B公司发明专利实施许可合同纠纷案）”。
(2) 法律文件形成日期
规范：
①事务所出具的法律文件：法律文件形成日期系事务所出具法律文件的日期；
②法院出具的法律文书：法律文件形成日期系法院出具的法律文书上载明的发文日期；
③委托人提供的法律文件：法律文件形成日期系委托人提供的法律文件上载明的文件形成日期；
④其它法律文件：法律文件形成日期系该法律文件的具体形成日期。
示例：
①事务所出具的法律文件：如：事务所于2015年3月1日出具《初步法律分析意见》的，该法律文件形成日期系2015年3月1日；
②仲裁机构出具的法律文书：如：仲裁机构送达的《开庭通知》上载明该《开庭通知》系由前述仲裁机构于2015年3月15日签发的，该法律文件形成日期系2015年3月15日；
③委托人提供的法律文件：如：委托人提供的《章程》上载明该《章程》系由相关股东于2008年7月1签署的，则该法律文件形成日期系2008年7月1日；
④其它法律文件：如：委托人或事务所因取证所需于2015年3月31日对相关场景进行录像形成视听资料的，则该法律文件形成日期系2015年3月31日。
(3) 法律文件名称
规范：
①事务所出具的法律文件：以事务所出具的具体法律文件之名称为准；
②仲裁机构出具的法律文书：以仲裁机构出具的具体法律文书之名称为准；
③委托人提供的法律文件：以委托人提供的具体法律文件之名称为准；
④其它法律文件：以该法律文件之具体常用名称为准。
示例：
①事务所出具的法律文件：如：《初步法律分析意见》、《仲裁反请求申请书》、《代理词》等；
②仲裁机构出具的法律文书：如：《仲裁通知书》、《仲裁费预缴通知书》、《仲裁反请求受理通知书》等；
③委托人提供的法律文件：如：《发明专利证书》、《发明专利实施许可合同》、《专利许可使用费收据》等；
④其它法律文件：如：《录像资料》。
(4) 申请人姓名或名称
同〔案件名称〕项下〔申请人姓名或名称〕。
(5) 被申请人姓名或名称
同〔案件名称〕项下〔被申请人姓名或名称〕。
(6) 案由
同〔案件名称〕项下〔案由〕。
4) 特别事项
关于经扫描形成的PDF文件，应予重命名，并满足如下规范：
规范：因扫描仪会对经扫描形成的PDF文件以数字或字母自动命名，需对该PDF文件予以重命名，以恢复其法律文件名称。
示例：如：“20130627.仲裁费预缴通知书（A公司与B公司发明专利实施许可合同纠纷案）”。
2、诉讼案件
参照仲裁案件执行。
3、其它案件
参照仲裁案件执行。
（二）非诉项目
1、专项顾问
1) 项目名称
(1) 总体要求
规范：非诉项目的项目名称由如下两(2)个部分构成：委托人姓名或名称 项目类型。
示例：如： “C公司专利许可项目”。
(2) 委托人姓名或名称
规范：委托人系自然人的，姓名采全名；委托人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两(2)个部分构成：字号 公司。
示例：如：“C公司”。
(3) 项目类型
规范：项目类型需体现项目主题及法律事务的主要内容。
示例：如：“专利许可项目”、 “商标转让项目”、“股权投资项目”。
2) 工作框名称
关于工作框的命名规范，请参阅附件三《关于股权投资项目法律文件的管理结构》。
3) 法律文件名称
(1) 总体要求
规范：非诉项目的法律文件名称应包括法律文件形成日期及项目名称，由如下七(7)个部分构成：法律文件形成日期 . 法律文件名称 （ 委托人姓名或名称 项目类型 ）。
示例：如： “20130718.法律服务建议书（D公司创业投资项目）”。
(2) 法律文件形成日期
规范：
①事务所出具的法律文件：法律文件形成日期系事务所出具法律文件的日期；
②业务主管部门等相关机构出具的法律文书：法律文件形成日期系业务主管部门等相关机构出具的法律文书上载明的发文日期；
③委托人提供的法律文件：法律文件形成日期系委托人提供的法律文件上载明的文件形成日期。
示例：
①事务所出具的法律文件：如：事务所于2015年4月1日出具《增资扩股协议》的，该法律文件形成日期系2015年4月1日；
②业务主管部门等相关机构出具的法律文件：如：国家知识产权局和/或专利代办处出具的《专利登记簿副本》上载明该《专利登记簿副本》之出具日期系2008年8月1日的，则该法律文件形成日期系2008年8月1日；
③委托人提供的法律文件：如：委托人提供的《注册商标转让合同》上载明该《注册商标转让合同》系由相关合同主体于2008年8月15签署的，则该法律文件形成日期系2008年8月15日。
(3) 法律文件名称
规范：
①事务所出具的法律文件：以事务所出具的具体法律文件之名称为准；
②业务主管部门等相关机构出具的法律文件：以业务主管部门等相关机构出具的具体法律文件之名称为准；
③委托人提供的法律文件：以委托人提供的具体法律文件之名称为准。
示例：
①事务所出具的法律文件：如：《法律服务建议书》、《专利尽职调查报告》、《发明专利许可合同》等；
②业务主管部门等相关机构出具的法律文件：如：《户籍证明》、《企业信用信息》、《商标使用许可合同备案通知书》等；
③委托人提供的法律文件：如：《出资证明书》、《有限合伙协议》、《企业法人营业执照》等。
(4) 委托人姓名或名称
规范：委托人系自然人的，姓名采全名；委托人系公司等商事组织的，名称采简称，由如下两(2)个部分构成：字号 公司。
示例：如：“D公司”。
(5) 项目类型
规范：项目类型需体现项目主题及法律事务的主要内容。
示例：如：“专利许可项目”、 “商标转让项目”、“股权投资项目”。
4) 特别事项
关于经扫描形成的PDF文件，应予重命名，并满足如下规范：
规范：因扫描仪会对经扫描形成的PDF文件以数字或字母自动命名，需对该PDF文件予以重命名，以恢复其法律文件名称。
示例：如：“20130627.仲裁反请求受理通知书（A公司与B公司发明专利实施许可合同纠纷案）”。
2、常年顾问
参照专项顾问执行。
四、文件格式
1) Word文件
为确保委托人等相关主体能通过不同的PC操作系统顺利收阅Word格式的法律文件，应把Word格式的法律文件保存为“Word97-2003”格式，以确保其兼容性。
2) PDF文件
(1) 文件分离
规范：一个PDF文档仅呈现一个法律文件，经扫描形成的PDF文档包含数个法律文件的，需将相应的法律文件予以拆分、整理。
示例：如：PDF文档“20130701.开庭通知（A公司与B公司发明专利实施许可合同纠纷案）”仅呈现《开庭通知》一(1)个法律文件。
(2) 视图方向
经扫描形成的PDF文档，不论系纵向视图还是横向视图，需基于具体的纸张方向将倾斜视图予以旋转至正常状态，以便于阅读。
五、余论及其它
律师个体、律师团队及律师事务所的工作风格迥异，本文仅以个案中的法律文件管理为例，简要阐述法律文件管理的个人认知和操作实践，旨在抛砖引玉，形成讨论的风尚，并逐步提高律师个体、律师团队及律师事务所的知识管理能力。
