企业收到员工辞职信后, 要记住哪15个要点? | 劳动法行天下

来源：薪人薪事企小薪

早上本来高高兴兴来上班，结果刚打开电脑，技术部一个核心员工就发来消息：“在吗？”

霎时间，晴天霹雳...

想必看到上面这段话，被伤过的HR都看懂了。“在吗”=“我要离职了”，这应该就是HR和员工间最心照不宣的秘密了。

那既然员工已经提出离职了，哭是没有用的，企业的HR到底应该在第一时间做哪些事呢？

突然其来的离职信，让毫无防备的HR猝不及防，除了“拖字诀”稳住员工外，还要做哪些工作呢？

1、分清员工的离职原因

首先，HR要弄清员工的离职原因，是自身原因而辞职，还是因公司存在违反《劳动合同法》第三十八条情形而辞职，如果是员工自愿离职，你还有机会最多拖延三十天的准备期，寻找合适的候选人。

2、根据员工的重要程度，选择是成全还是挽留

对企业来说适当的人员流动是有意的，所以当员工离职时HR就要根据员工工作的重要度和日常表现判断，是要尽量挽留他，还要是成全他。

3、做好员工的岗位替代和工作交接

如果员工确定要离开，那HR就要早做准备，及时找到接替的候选人，或做好业务交接工作，此时，要尽量维护好员工，减少不必要的矛盾，确保工作顺利交接。

4、离职时间，协商一致

员工需要提前30天提出离职，但这个不能完全约束员工，所以HR要根据业务现状和员工约定好离职时间。

5、辞职信的管理

员工提出离职后，HR需要对离职申请做好妥善保管，并做好相关记录。

如果员工确定要离开，HR要做好离职交接管理，这时制定科学的离职交接流程变得尤为重要。

1、员工年假处理

在员工正式办理离职时，HR需要统计员工剩余年假天数，如果员工还有剩余年假，HR需要安排员工尽快休完，否则就要折合成工资结算给员工。

2、员工签离职单，做好物品返还、交接等工作

员工需要做好工作交接，如电脑返还，公司账号注销、钥匙归还、消除门禁等工作，一般公司会按照常规交接事项制定员工离职交接单。

3、工资处理、报销福利费用

考勤审核做好员工的工资结算，以及核对好员工的报销、福利、借款等费用，此时需要员工确认签字，并约定好支付日期。

4、员工通讯录和工作群管理

在员工办理离职时，需要HR对员工通讯录、系统账号、公司群管理等，进行同步删除，以免事后遗忘。

5、开具离职证明

《劳动合同法》规定，解除或者终止劳动合同，用人单位应当为劳动者出具解除或终止劳动合同的证明。在离职证明上需要注明劳动合同的期限、劳动合同的起止日期、员工的工作岗位、以及在本单位的工作年限等相关信息。

6、五险一金减员，工作居住证转出

员工离职后HR要在系统中做好减员工作，同时如果员工有工作居住证，还要做好工作居住证和档案移出工作。

员工各项交接一一完成，连公司门都进不去了，很多人觉得好像离职这就处理完了，然而并不是，此时离职管理才做了一半，还有很多后续工作等着HR安排。

1、离职材料归档

员工离职后，HR需要对员工的离职档案进行管理，一般会按照离职原因进行分类，对于有价值的员工要进行重点标注，并保持定期的跟踪联系。

2、关注员工流向，是否违反竞业协议和保密协议

对于那些签订竞业协议的重要员工，HR还要持续关注他们的就业动向，关注是否存在违反竞业协议和保密协议。

3、做好离职员工群

很多公司为了维护离职员工都会建离职员工群，比如腾讯的“单飞的企鹅”，阿里巴巴的“ 曾经的阿里人”等，可以对离职员工进行管理。

和离职员工维系好关系，对公司的管理也是很有利的，也可以让其他在职的员工看到，离开公司我们还是朋友。对于HR来说，这样也是对人才的一个延续，企业只有重视人才的培养，才能更好更快的发展。

以上是离职时的注意事项，在实际操作中还有很多灵活的细节，比如优秀员工离职，希望今后还有合作机会，你可以善意地提醒他，如果没找到合适的下家建议16号之后离职，不要断社保哟~ 时刻不忘提升好感度，这些小机灵需要大家在实际工作中不断总结。

附相关案例：

高区某单位员工刘先生因故主动辞职后，他发现原单位开具的解除劳动关系证明中“解聘原因”一栏空白，熟知劳动法相关知识的他便“将”了企业一军。劳动人事争议仲裁院裁定，该单位支付刘先生违法解除劳动合同赔偿金1万元。

高区某单位员工刘先生因故辞职离开该单位，并要求原单位开具解除劳动关系证明。在不了解《劳动合同法》相关规定的情况下，该单位行政负责人为刘先生开具了一份将“解聘原因”一栏空置的解聘通知书。拿到解聘通知书后，熟知劳动法相关知识的刘先生随后在此栏填上“单位裁员”，并向高区劳动人事争议仲裁院提出申请，要求单位支付违法解除劳动合同赔偿金1万元。

高区劳动仲裁院认为，若刘先生因个人原因主动提出辞职，按照相关规定，该单位不需向其支付赔偿金。然而，该单位并不能提交充分、确切的证据证明刘先生是因个人原因主动辞职。相反，刘先生手持的解聘通知书上却明确写明解除原因为“单位裁员”，并加盖了单位的公章。这就意味着，该单位确认了单方面违法解除与刘先生之间劳动合同的事实，应当承担相应的法律后果，为刘先生支付1万元的违法解除劳动合同赔偿金。仲裁庭上，刘先生把相关法律条文解释得头头是道，让应诉的原单位难以置辩。

“因用人单位出具不规范解除劳动合同离职证明而引起劳动争议或诉讼，当下时有发生。用人单位在解除或终止与劳动者的劳动关系，出具解除劳动关系证明时，一定要如实反映和填写‘解聘原因’一栏，以避免不必要的麻烦。”仲裁员提醒。（威海新闻网 记者 颜燕军 通讯员 李源）

点评：

作为HR，在离职环节需特别注意相关文书的严谨性，千万不能掉以轻心，否则很容易产生法律风险。用人单位在离职管理环节中应注意如下问题：

一、员工辞职，应要求员工提交书面辞职文件。一份书面辞职文件，其实就可以将员工主动辞职的意思表示、辞职原因、辞职时间等要素以书面形式固定下来，发生争议时，书面证据一般是最有说服力的证据。在实务中，为了规范辞职行为，HR可制作制式辞职文书，固定相关内容，由员工填写辞职时间、选择辞职原因即可。

二、HR如果收到员工提交的辞职文书，需特别注意辞职文书中填写的辞职理由。如果辞职理由是个人原因，比如家里有事、个人发展等等，对企业来说，不会产生经济补偿责任。如果员工填写的辞职理由是拖欠工资、克扣工资、不缴社保等企业违法行为，如果违法行为客观存在，则企业可能将支付经济补偿，建议HR与员工及时进行沟通协商处理。

三、员工辞职后，HR还需出具离职证明。劳动合同法第五十条规定，用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。解除或者终止劳动合同证明应具备什么内容？依据劳动合同法实施条例第二十四条的规定，用人单位出具的解除、终止劳动合同的证明，应当写明劳动合同期限、解除或者终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限。还可根据实际情况写明解除或终止合同的原因。

四、企业不出具离职证明有何风险？如果导致员工不能享受失业保险待遇，或者导致员工无法在其它单位求职，都可能由企业承担赔偿责任。