结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十七）——“勤于签证、精于索赔”八字方针在合同交底中的重要意义
编者按
今天，朱树英律师要为大家介绍一起“走出去”的中国承包商因疏于签证索赔而导致巨额损失的负面案例——
在2009年接手沙特麦加轻轨项目以前，中铁建已在海外市场历练30余年，彼时俨然已是全球知名的工程承包商，然而这条仅18公里的轻轨线却让这家著名的央企，创下了中国在海外建设项目的最大亏损记录：41.53亿元人民币。
在有关方面给出的种种解释面前，朱树英律师剖析认为问题的关键在于“合同履约及其证据的管理”，他认为：“由于承包商国际工程合同履约管理水平低下，在施工中没有及时加强合同履约的签证索赔的过程管理，没有积累相应的资料，导致工程的签证索赔未起到增加工程量和工期顺延的实际效果。”
在总结央企这起惨痛教训时，朱树英律师透过现象看本质，带来细致讲解和深度剖析，今天的这篇文章，他将通过这起案例，为我们讲解施工企业重点落实确保履约过程证据管理质量的“三个环节”中的“合同交底”。想要学习施工企业履约证据及其管理的各位千万不要错过这篇近万字的干货总结哦——领会、掌握“勤于签证、精于索赔”的精髓，在理解什么是签证、什么是索赔的基础上，提高项目部全员证据意识，了解签证文件的证据效力……更多精彩，且看今日“树英说”~
结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十七）——“勤于签证、精于索赔”八字方针在合同交底中的重要意义
朱树英
本系列第25、26篇，说的都是合同履约证据管理模式“三个环节”中的“定人专管”的重要性及其实务操作，并且指出：这一管理模式的核心和关键是专管定人，企业合同履约证据管理落实到项目建设的全过程，并且在项目部确定有专管负责人，那么专管人员专管责任的前移可解决企业自行组织的合同交底，专管人员的责任明确可落实合同履行的过程检查。之所以要把“定人专管”作为“三个环节”中最重要的管理环节，是因为只要把“定人专管”落到了实处，企业就能够自行组织合同专管人员对项目部的合同进行交底，使项目经理和全体工作人员成为熟悉合同内容的清醒的履行者；并且能够落实专管人员的责任，明确其负责合同履行的过程检查。
合同交底是施工企业履约证据管理最基本的前提，具体是指企业为加强工程合同履约管理，组织对项目部工作人员针对该项目合同内容进行分析、研究，统一认识，准确理解合同条款的权利义务，交底的重点是全面了解合同的签证和索赔的相关约定。因此，施工企业加强履约证据管理的第一前提是做好合同交底工作，明确签证索赔的合同条款，使项目部所有工作人员熟悉合同内容，了解合同重点、难点、要点，对履约证据管理的针对性和具体要求做到胸中有数。
工程合同履行中的所有证据应以签证和索赔的书面文件为最重要，与工程最终结算关系最密切、最直接的也是签证和索赔的书面文件。对此，我一向主张施工企业一定要加强项目部合同履行前的交底，领会、掌握“勤于签证、精于索赔”的八字方针以及八字方针与“低中标、勤签证、高结算”九字要诀的互相关系。
一、实践“九字要诀”须遵循“八字方针”及其现实意义。
“低中标、勤签证、高结算”九个字，是国际承包商履行菲迪克合同的通行惯例，近年来国内施工企业也逐渐吸收、借鉴使用。面对国内承发包市场地位的实际，施工方指望通过招投标获得一个合理的高价合同是不现实的，只有通过勤于签证、精于索赔的履约管理，才有可能获得相对较高的结算造价。因此，我一贯强调“勤于签证、精于索赔”就是施工企业履约管理最重要的八字方针。
施工合同履约管理的核心是造价变动的管理，加强造价管理必须切实加强由于造价变动引起的签证和索赔管理，并作为合同履约管理以及相应的证据管理最重要的工作。从这一意义上说，以合同造价管理为中心，就是以签证和索赔的证据管理为中心。如果确立合同造价管理的重点就是签证和索赔管理的指导思想，针对合同签订时难以确定合同造价变动的情形和原因，以及履约过程中的增项、设计变更、材料更换、条件变化等引起的造价变化，都能够通过扎实的、有效的签证和索赔及其证据管理得以实现。
（一）低中标是国际工程合同履约的一般惯例。
国际工程招投标一般奉行最低价中标。所谓最低价中标，指在工程招标投标时，由报价最低的投标人中标的评标方法。这种评标方式的好处在于能够最大限度地节约建设资金，使招标人达到最佳的投资效益，特别有利于充分体现公开、公平、公正的市场法则，有效遏制建筑市场中的腐败蔓延。同时，它简便易行，使评标工作易于操作，大大节约了招标投标过程中人力、物力和财力的耗费。在成熟的国际市场经济体制下，发包人采取“最低价中标”，发包人并不会担忧承包人的工期和质量是否受影响，负责任的承包商会从自己的市场信誉和合同约定的严苛责任出发，保证所报的低价以能够确保工期和质量为前提。由此，最低价中标的评标方式，在国际承发包市场，无论是在政府采购还是市场投资的建设工程招标投标过程中均得到广泛的运用，成为一种国际惯例。
目前我国建筑企业处在“走出去”的初级阶段，不少企业奉行“准备付点学费”、“先力争中标，其他以后再说”之类不了解国际惯例、不求进取的策略，专注的是工程保本，疏于加强低价中标后相应的签证索赔管理。如此，在低端市场的恶性竞争并没有给我国施工企业带来应有的利益，“走出去”的施工企业由于习惯于国内的落后操作和陈旧的管理模式，不适应国际工程承包市场基于菲迪克合同前提下的竞争规则，每每造成项目承包的巨额亏损，企业不但没有提升国际工程承包的管理和技术，没有得到质的飞跃，反而带来巨大亏损和资源浪费，甚至拖垮了企业。
（二）“走出去”的中国承包商疏于签证索赔的惨痛教训。
前期已经“走出去”的中国施工企业，凭借自己的雄厚实力，已进入国际承发包市场拼杀。从实际操作结果看，由于国内施工企业在“走出去”的同时未加强合同履行的签证索赔及其证据管理，一路坎坷，纠纷不断，多家知名企业交出的是巨额亏损的白卷。
中国承包商在沙特阿拉伯王国（下称沙特）轻轨工程建设中的签证索赔管理失误成为一个最典型的案件。沙特是一带一路沿线最重要的国家之一，其石油经济带来的经济实力以及相对薄弱的基建技术成为中国施工企业向外拓展的重要市场。沙特麦加轻轨项目，是一条让整个伊斯兰世界振奋的标志性工程——连接麦加禁寺和阿拉法特山，全长18.25公里，它的投资、建设是为了避免2004年麦加朝觐时362人死于踩踏事故的悲剧重演。从商业角度看，总造价17.7亿美元的这一项目，堪称近年中东基础设施建设风潮的标志。
2009年2月，中国铁建股份有限公司（下称中国铁建）成为圣城轻轨的总承包商，中铁十八局是具体承建公司。由于发包商原因影响了工期，中国铁建为确保工期进度，增加投入了大量人力、物力和财力，项目成本大大超出预期。项目履行给承包商造成41.53亿元人民币的巨额亏损，几近其全年利润的一半。有关方面解释亏损是由于开工后业主不断提出新的功能需求、指令性设计变更、增加工程量、地下管网建设和征地拆迁严重滞后等五大原因，导致项目工作量和成本投入大幅增加，计划工期被严重延迟。这五大原因都和合同履约及其证据的管理休戚相关，由于承包商合同履约管理水平低下，在施工中没有及时加强合同履约的签证索赔的过程管理，没有积累相应的资料，导致工程的签证索赔未起到增加工程量和工期顺延的实际效果。简单展开、分析中国铁建本可索赔但因管理上的原因错过索赔时机的主要三点：
1、项目运能要求比合同约定大幅上升，应当索赔或依据合同直接拒绝而未及时提出。
原合同约定，2010年11月13日以前开通运营，要达到35%的产能，也就是说，需要开通4个车站即可满足要求；但业主却要求在2010年11月13日前，全程9个车站全部开通，这事实上是大大提前了工期，变更了原合同的约定，属于工期加速。对于加速施工，国内施工标准合同是明确规定了增加的费用由业主承担；菲迪克银皮书模式下，如果业主需要缩短工期，需要由工程师向承包商发出指令（指令函或是指令书），告知承包商工期要求，承包商接到指令后，综合自身情况，有权选择是否接受；如果接受，应当就新的工期进度提交新的工期进度建议书，并附上新进度情况下人、材、机新的安排计划，以及分包商的安排计划及费用的调整，提交业主进行审核即办理增量签证。在获业主同意后，应以书面文件确认该进度计划及相应的费用以及劳务、机械、材料的相关安排。在麦加轻轨项目实际履行中，作为承包商，虽然中铁建无法拒绝业主方的加速要求，但关键是自己未及时办理相应的签证，也没有及时提出工期加速索赔，这笔巨大的增加工程费用相当于自己不要了。
2、业主负责的地下管网和征地拆迁严重滞后，中铁建对此也并未及时索赔。
虽然该项目得到了沙特阿卜杜拉国王的支持，但是沙特是一个存在王族和贵族的国度，王族和贵族控制着地方政府，地方政府出于对自身经济利益的考虑，并不配合该项目的征地及管网拆迁；且当地宗教影响极大，很多拆迁涉及民族及宗教习惯，难以顺利进行，再加上沙特当地风俗处事节奏缓慢，在上述诸原因综合影响下，征地和拆迁工作一直进展缓慢又困难，严重影响了项目工期，但中铁建对此也并未及时向业主索赔。究其原因是中铁建在现场移交时未能及时固定证据以确定移交时间，导致缺乏充分证据提出索赔。
3、业主为增加新的功能发出了大量指令性的变更所引起的索赔，中铁建也未及时落实索赔工作。
项目履约过程中，业主方对该项目新增或变更了许多使用功能，例如：空调设计由原先预定的 38℃提高到46℃；原先车站中并无自动扶梯的设计，后业主要求增加；此外，关于土建桥梁跨越道路形式、结构形式、车站面积、设备参数等方面业主方面也提出了很多变更。业主提出的这些变更本可以通过工程索赔增加费用。在菲迪克合同中，业主方提出的设计变更，需要向承包商发出书面指令，承包商对此有权决定是否接受；如果表示接受，应当以书面形式就其工期、人工、材料、机械等费用及分包商的安排向业主提出建议书，取得业主同意后，发承包双方就该项变更达成一致合意，并作出回复，其中书面指令、建议书和回复就构成关于该项变更的证据。但是，由于中铁建未及时落实相应的索赔工作，导致大量的原本可以增加的工程价款未能为证据所证明。
中国的麦加轻轨项目发生巨额亏损，是一个大型中央施工企业“走出去”疏于合同履约管理，工程签证和索赔及其证据管理根本不适应国际工程承发包市场的严重教训。总结这一教训，其原因与忽视合同交底，忽视勤于签证、精于索赔的“八字方针”直接相关，其惨痛的教训应当引起所有“走出去”的中国承包商高度注意。
二、什么是签证？什么是索赔？
要做到“勤于签证、精于索赔”的八字方针，首先必须对何为签证、何为索赔有一个清晰的认识。虽说签证索赔是工程中经常遇到的名词，然而我发现许多当事人对于其具体的界定划分其实并不清晰，例如，有的当事人拿着图纸本身就说这是业主设计变更的签证，这种误解实际上就是因为不了解工程签证和索赔所导致的。
（一）工程签证的定义。
工程签证在中国建设工程造价管理协会2002年颁布的《工程造价咨询业务操作指导规范》中被定义为“按承发包合同约定，一般由承发包双方代表就施工过程中涉及合同价款之外的责任事件所做的签认证明”。从该定义可以看出，工程签证涉及内容广泛，主要是指承发包双方就承包范围、设计图纸、施工方案所确定的工程内容以外，或合同及工程量清单中未含有而施工中又实际发生责任的事件所办理的签认证明。施工过程中发生与设计图纸、施工方案、预算项目或工程量不相符，需要调整工程造价或者顺延工期、增加费用、赔偿损失等情形所达成双方意思表示一致的补充协议，均属于工程变更。办理变更签证应当在合同约定的期限内完成，按合同规定办理签证有期限和除斥期间的区别，过期可能作废。
（二）工程变更（签证）的特征。
1、工程变更办理签证的期限可以由当事人的合同规定。
2、工程变更（签证）涉及的利益已经确定，可直接作为工程结算的凭据。
在工程结算时，凡已获得双方确认的签证，均可直接在工程形象进度结算或工程最终造价结算中作为计算工程价款的依据。若进行工程审价，审价部门对签证单已认可的事项不应再作审查。
3、工程变更（签证）是合同双方协商一致的结果，是双方法律行为。
建设工程合同标的大、周期长等特点决定了履行中的可变更性常态，可变更性又决定了合同双方必须对变更后的权利义务重新予以确定并达成一致意见，几乎所有的工程承包合同都对变更及如何达成一致意见作出规定。工程变更（签证）毫无疑问是合同双方意思表示一致的结果，也是工程合同履行过程中出现的新的补充协议，是整个建设工程施工合同的组成部分。
4、工程变更（签证）是施工过程中的例行工作，一般不依赖于证据。
工程施工过程中不发生任何变化是不现实的，如设计变更、进度加快、标准提高、施工条件、材料价格等变化，从而影响工期和造价。因变化而对原合同进行相应调整，也是常理之中的例行工作。工程变更（签证）是合同双方对该调整用书面方式的互相确认，在没有异议的情况下，不需要其它证据，只依据已发生的变化，工程变更（签证）就能获得对方的确认。
（三）工程索赔的定义。
建设工程界对索赔的定义，根据国标《建设工程工程量清单计价规范》（GB50500-2013）第2.0.11条，工程索赔的定义为：“在工程合同履行过程中，合同当事人一方因非己方的原因而遭受损失，按合同约定或法规规定应由对方承担责任，从而向对方提出补偿的要求。”，据此，索赔是指在建设工程施工合同履行过程中，当事人因非自身原因受到经济损失或权利损害时，基于法律规定或合同约定按照约定的程序向对方主张权利的要求。索赔类似于当事人提出一个诉请的主张，这和诉讼请求一样需要有证据加以支持，只是索赔的权利主张是根据法规规定或合同约定在双方当事人之间展开。
（四）工程索赔的法律特征。
1、索赔涉及的期限为除斥期间，当事人过期办理则丧失权利。
2、与工程变更（签证）是双方法律行为的特征不同，工程索赔是双方未能协商一致的结果，是单方主张权利的要求，因此是单方法律行为。
3、与工程变更（签证）涉及的利益已经确定的特点不同，工程索赔涉及的利益尚待确定，是一种期待权益。
4、与工程变更（签证）一般不依赖于其他证据不同，工程索赔是要求未获确认的权利的单方主张，必须依赖于证据。
5、索赔的依据是法律法规、合同文件及工程建设惯例，主要是合同文件。
6、索赔的前提是已经发生了额外的经济损失或工期损害。
（五）索赔逾期作废的除斥期间。
所谓除斥期间是指法律规定的某种民事权利有效存续的期间。通俗的说，所谓除斥期间表达的就是过时不候的概念，当双方约定一方在某一情况下，将在一定时间内享有提出变更、撤销等的权利，而过了约定的时间后，该方将失去要求变更、撤销的权利。工程合同履行中经常涉及到除斥期间的规定，例如上文沙特轻轨的案例中，中铁十八局许多索赔事项未能得以支持就是因为其索赔的请求过了除斥期间，因此，除斥期间的长短需要当事人格外注意。与诉讼时效不同的是，除斥期间是可以由双方约定的，例如《合同法》第95条规定：“法律规定或者当事人约定解除权行使期限，期限届满当事人不行使的，该权利消灭。法律没有规定或者当事人没有约定解除权行使期限，经对方催告后在合理期限内不行使的，该权利消灭。”这就要求在签订施工合同与合同履约管理过程中，必须注意每一种具体情况双方约定的除斥期间的长短。例如2017版《建设工程施工合同（示范文本）》19.1条规定：“承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书，否则丧失要求追加付款和（或）延长工期的权利；承包人在发出索赔意向通知书后28天内，向监理人正式递交索赔报告；索赔事件具有持续影响的，承包人应按合理时间间隔继续递交延续索赔通知；在索赔事件影响结束后28天内，承包人应向监理人递交最终索赔报告。”这里约定的28天就是除斥期间，承包人必须在28天内向发包人递交索赔报告，不然将可能失去索赔的权利。
建设工程合同通用条款中对于不同的事项约定的除斥期间不尽相同，我会在后文中专门对此进行分析阐述。
三、“勤于签证、精于索赔”八字方针的履约证据管理要求。
在激烈的工程承发包市场竞争中，承包人共同把“低中标、勤签证、高结算”九字要诀作为加强合同管理的不二法则，而“勤于签证、精于索赔”八字方针则是贯彻实施九字要诀的具体要求。施工企业应保持清醒的头脑，注意加强证据意识和管理技术，要实现“低中标、勤签证、高结算”的战略目标，就必须要在日常管理中贯彻“勤于签证、精于索赔”的八字方针。
（一）提高对工程项目签证和索赔的认知和认识。
国际承发包工程在菲迪克合同文件的前提下，工程签证和索赔是降低成本和提高效益的有效手段，特别是施工企业要维护自身权益和实现盈利目的，必须做到勤于签证、精于索赔。然而，对于我国施工企业来说这是个认知理念和合同管理的短板和弱项，也是我国施工企业在国际工程建设中最大的障碍，前述沙特轻轨项目的重大失误正由此造成。中国施工企业存在合同管理制度传统、法律观念缺乏等诸多因素，使得很多施工企业不熟悉签证和索赔的履约管理，不重视证据的收集、保存、管理，许多索赔机会因没有相应的证据而不能索赔或索赔不成，因此，认真学习、借鉴菲迪克合同的签证索赔管理，决定着我国施工企业能否在“一带一路”前提下顺利“走出去”，同样决定着国内承包工程的成败。
我国施工企业适应并掌握工程项目签证和索赔有着极其重要的意义。中国儒家学说的思维方式是先君子、后小人，而工程合同的签订和履行讲究的则是先小人、后君子。不少施工企业不重视履约管理，未能加强关于工程签证、索赔以及证据管理的学习研究，不少工作人员在书面文件不能获得签证时束手无策，造成大量文件甚至重要的文件该签收而未签收。一旦发生纠纷就处于非常被动的局面，往往给企业造成重大的经济损失。因此，施工企业应适应国际惯例，加强合同的履约管理，根据合同约定在规定的期限内办理签证索赔手续，把相应的书面文件形成证据。施工企业只有提高证据意识，加强证据管理，提高签证索赔管理的能力和水平，才能适应工程合同履约证据管理的市场规则和客观要求。
（二）提高项目部全员证据意识，有效提高签证索赔管理水平。
我反复强调施工企业要增强项目部全员的签证索赔意识和证据管理意识，全面加强对于签证索赔工作的管理。施工企业尤其是项目部管理人员必须共同重视签证索赔工作、提高企业全员的证据意识，有关管理人员须熟知建设工程签证和索赔流程、不断扩大相关资料的获取渠道、强化对工程索赔工作的分析判断、培养专业的索赔人员、建立有针对性的管理机制和制度以及专门的索赔工作流程，为工程的签证和索赔做好合理、有效、扎实的准备。
具体而言，施工企业要认真做好合同履约过程中各类书面证据的搜集、固定、分类和保管的管理，及时办理书面确认签证，妥善保存、记录证据，及时收集包括招标文件、往来函件、现场记录、会议纪要、财务记录、工程中的各种检查验收报告和各种技术鉴定报告、交接记录、建筑材料和设备全面的记录、凭证和报表、市场信息等等的证据，并做详细的分类。在工程施工中，对于口头指令变更工程的任何变更指示，更要重视并做好反向签证手续，及时形成签证和索取书面确认证据，为企业自己的权益保护做好充分的证据准备。施工企业的法务、合同管理部门要严格监管工程合同的履行过程，及时发现管理中存在的问题和疏漏，严格把握签证手续和索赔机会。
（三）签证文件是书证，也是效力最高的直接证据、原始证据。
我国《合同法》第270条规定：“建设工程合同应当采用书面形式。”实践中，书面文件原件是诉讼中证明权利义务关系最主要的证据。签证文件，就是建设工程案件中最重要的书证之一。记载在工程联系单上由双方、尤其是发包人的项目经理或监理签字的记录，就是工程建设过程中双方意思表示的最好体现。发包人要求工程设计变更、抢工或停工等指令，承包商均可以通过办理签证文件获得增加工程量、工期或额外费用的确认并成为结算的依据。承包人获得确认的签证文件可以反映出当时的履约过程变化情况，并可以证明自身在除斥期间内已完成了主张索赔的责任。在最终发生诉讼争议时，这些书证将有助于当事人向法官还原涉及到的事实及责任划分，建立诉讼优势。
前文中我介绍过，证据按照与案件主要事实的证明关系，以直接证明案件主要事实还是间接证明案件主要事实的方式起证明作用的不同，可以分为直接证据和间接证据。直接证据，是指能够独立的直接证明案件主要事实的证据，就是以直接方式与案件主要事实相关联的证据。签证由于有承发包双方的书面确认便成为直接证据。直接证据与案件主要事实的证明关系是直接的，单独一个直接证据可以不依赖于其他证据，以直接证明的方式对案件的主要事实起到证明作用。同时，签证原件也是原始证据。如前所述，原始证据则是指直接来自于案件本身，未经任何中间环节产生的证据。
（四）索赔需要用其他证据证明。
与签证不同的是，由于索赔是单方的权利主张，需要用证据证明主张能够成立。索赔的成立难以用单一的证据进行证明，而是需要举证完整的证据清单才能完成举证义务。通常包括如下要件：工程事件的发生、工程事件的归责事由、工程事件的实际支出及提出索赔未超过除斥期间。例如，发包人要求变更消防门型号，但未予以最终签证确认，承包商如欲主张相关索赔，则需提供发包人提出变更的证据（如工程联系单、会议纪要等），承包商已经完成相应变更的证据（如变更前设计文件、变更后设计文件、分部分项工程验收记录等），承包商因此变更的额外支出（如人工、材料、机械台班费用支出证明），索赔事项按合同约定的程序提出的证明（如工程联系单、索赔意向通知书、索赔报告等）。
根据《最高院民事诉讼证据规则》第77条规定：“人民法院就数个证据对同一事实的证明力可以依照下列原则认定：（一）国家机关、社会团体依职权制作的公文书证的证明力一般大于其他书证；（二）物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证，其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言；（三）原始证据的证明力一般大于传来证据；（四）直接证据的证明力一般大于间接证据；（五）证人提供的对与其有亲属或者其他密切关系的当事人有利的证言其证明力一般小于其他证人证言。”《司法解释》第19条更明确规定：“当事人对工程量有争议的，按照施工过程中形成的签证等书面文件确认。承包人能够证明发包人同意其施工，但未能提供签证文件证明工程量发生的，可以按照当事人提供的其他证据确认实际发生的工程量。”据此可以认为，建设工程案件诉讼中，书证是确认工程价款的最主要证据，民事诉讼中八种证据除书证外都属于“其他证据”，也明确了没有签证文件的时候，只要拥有完整的证据链，一样可以主张相应索赔。相对于签证而已，索赔所需要的证据更多，举证难度更大，相对应的证据管理难度也更高，证据稍有缺少，则往往陷入举证不能而招致巨大损失，加强索赔证据管理对于企业的履约证据管理的重大意义由此可见一斑。
（五）强化定人专管，实现“勤于签证、精于索赔”管理。
工程合同履行中的签证与索赔文件繁多，一个项目上的签证索赔文件浩如烟海，其中往往涉及大量工程变动事件，例如各种设计变更、甲方指定分包、甲方指示乙方供料、安全事故、突发事件等等；也会涉及到各种不同专业，例如建筑、结构、设备、工程造价等等。而索赔争议解决时，每一个争议项均需完整的证据链支撑，需要证明每一个争议项的事实发生、过错认定、涉及费用、时效是否已过、请求权依据等。
如何将这些纷繁复杂的证据材料完整、完备地收集并系统整理，转化成诉讼、仲裁中可用的证据链需要非常专业化、精细化的操作。工程实践中，往往存在两种不可取的证据收集整理模式。一种是缺乏工程经验，完全不重视过程证据资料的收集，等到纠纷发生时，临时抱佛脚，紧急收集证据，但这时往往出现自始无证据、证据遗失、索赔失权等等情况，致使自身权益受到损失；另外一种是虽然意识到证据的重要性，但是缺乏科学的整理，仅是简单的堆砌，导致需要使用证据时，虽然握有一堆材料，但净是漏洞，无法有效证明自己的主张，同样导致权益的损失。
因此，能够收集足够完整、完备的证据，并将其系统化整理成法院、仲裁庭所需要的证据链，其核心在于“定人专管”。其中，“定人”是强调管理人必须是具备工程专业知识并熟悉了解法律诉讼流程的复合型人才，而“专管”则是强调在工程的全过程中，从投标文件一直到竣工备案期间所有的文件都要统一管理，明确保管责任，尤其是人员变动时要做好工程文件的交接。施工企业落实“定人专管”的履约管理制度，须组建专业的履约过程管理团队或委托专业的律师服务团队，配合施工技术部门，将整个施工过程中所有的相关资料，均按诉讼证据的要求进行整理，做到施工过程步步有资料，事事有证据，防范于未然。只有这样，当纠纷发生时，才能迅速向法院、仲裁庭提出有利的证据链，争取相应的利益。
目前，国内建筑业市场正在不断完善，一带一路计划也在如火如荼展开，海外建筑业市场巨大，对于施工企业履约证据管理已提出了更高的要求。施工企业只有在这一股浪潮中加强合同管理能力和证据管理水平，才能适应市场的需求，才能不断提高自身签证与索赔的能力，才能据此提高自己的能力并在市场竞争中最终胜出。
精彩回顾
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十六）——担任上海建工集团索赔项目评委感受“定人专管”之魅力
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十五）——上海正大广场项目“定人专管”证据管理模式及其实务操作
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十四）——施工企业重点落实确保履约证据过程管理质量的“三个环节”
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十三）——从垃圾堆里找证据案看企业构建“三落实”管理机制的重要性
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十二）——汇总先进企业共691项合同履约证据清单值得在行业大力推广
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十一）——中建八局“三个意识”提升履约证据管理水平的经验值得借鉴
