结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十四）——施工企业重点落实确保履约证据过程管理质量的“三个环节”
编者按
都说“打民事官司打得就是证据”，在诉讼过程中，基本信条也是“谁主张谁举证”。长期关注“树英说”栏目的各位看官们，对于朱树英律师前述标的动辄数千万甚至上亿的建设工程案件也算了解不少了，这各类案件事实纷繁复杂，其证据之繁多，可想而知。一些在过程中不起眼的小文件往往成为牵一发而动全身的关键证据！由此，证据管理的重要性可见一斑。今天，朱树英律师从合同履约证据过程管理质量入手，为我们讲解他所总结的不可忽视的“三大环节”——
合同交底、定人专管、过程检查。
朱树英律师总结其多年为建筑企业的服务经验，对做好工程项目部的履约证据管理工作、提高项目部合同履约证据的管理质量进行整体归纳和总结，得出这十二字箴言，三个步骤环环相扣，相辅相成，首先是“合同交底”，使相关人员明白合同内容，了解合同重点、难点、要点；然后则是“定人专管”，安排具有法律与技术尤其是造价技术双重管理能力的优秀人才进行专项管理，同时项目经理部为强化履约证据管理明确专职定岗的负责人。在文章中，他还特别提到，在办理一起涉外仲裁案件时，看到国外的项目律师模式——即承包商派驻在项目上的公司律师，尽管平时拿很少的基本工资，但是索赔金额的20%作为公司绩效直接发放，所以公司律师对工程签证索赔工作极其认真负责，这种履约管理模式着实让人眼前一亮；最后还要注重“过程检查”，在实施的全过程中逐一查缺补漏，并及时纠正。如此重重环节把关来确保履约证据过程管理质量，可谓万无一失，也足可见朱树英律师思虑之严谨、逻辑之缜密以及经验之丰富。
今日“树英说”，即是针对这十二字箴言展开的详细论述，更有经典案例辅以佐证，广大专业律师、来自施工企业的公司律师及商务、法务人员，赶紧来学习一下吧。
结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十四）——施工企业重点落实确保履约证据过程管理质量的“三个环节”
朱树英
履约证据管理是一项必须落实在履约过程中的系统化工程，需要企业多层次、各方面的协同配合，才能取得预期的管理效果，绝非一朝一夕、一时一地所能完善。本系列文章之前已介绍了企业履约证据管理中关于证据认知的 “三个意识”和管理机制的“三个落实”。企业履约证据管理好比一个人的行事，“三个意识”是履约证据管理的头脑，如果企业全体人员不树立正确的法律意识与证据认知，是无法把握正确的履约证据管理方向，也就难以进行有效的履约证据管理，故“三个意识”是企业进行证据管理的基本前提与思想指导。“三个落实”则好比履约证据管理的躯干，证据管理需要全体人员的协同，只有完善的管理机制才能统一全体人员的证据管理步调与标准，制作规范化、标准化的履约证据成果，保证履约证据管理的质量，故“三个落实”是履约证据管理的基本保障与实施基础。
但正如人不能仅有头脑与躯干一样，履约证据管理也不能仅停留在意识与机制的层面，还需要进一步匹配与之相对应的实际操作手段，为头脑和躯干配上灵活的手脚，才能构建完整的履约证据管理系统，工程项目部的履约管理是企业履约证据管理的第一线，也是企业履约证据管理的根本。我国目前的建筑工程施工总体上采用的是项目经理负责制，由企业就某个具体项目委派项目经理，由项目经理组建项目经理部对该项目全过程进行履约管理，故项目履约证据基本上来自工程项目部，来自合同履行的过程中。如果不能落实工程项目部的证据管理工作，不能加强工程项目部在履约证据管理上的实际操作，那么企业的合同管理就会流于形式，履约证据质量管理将沦为空谈。
这里所说的合同履约证据管理质量其实是一种工作标准，是指施工企业通过确定证据管理方针、目标、职责和管理体系，并通过一系列的证据管理策划、控制、保证和改进等实际落实手段，使工程项目履约全过程证据的管理达到不论项目履约过程中发生任何争议，企业均能提供完整、完善并富有证明力证据的全部活动。要做好工程项目部的履约证据管理工作，提高项目部合同履约证据的管理质量，根据我多年为建筑企业的服务经验，我将其整体归纳为工程项目部履约证据管理的“三个环节”——合同交底、定人专管及过程检查。
一
合同交底，为实现项目部对履约证据管理的胸中有数
我国现行的工程建设模式是自1984年“鲁布革冲击波”事件之后才逐步确立的，我国现行《合同法》于1999年10月才正式施行。由此，我国建筑业开始法治进程并不久，由于传统的粗放管理，施工企业仅重视质量、工期，重视工程何时完工而不重视合同管理；仅重视实际施工，不重视证据积累的流弊由来已久。许多施工企业对于合同，仅在意其质量、工期，而对其他条款不甚了解，这往往导致证据管理出现方向性偏差，证据的有效管理以及管理质量自然无从谈起。
合同，又称契约、法锁，是现代商业的交易基石。签约双方通过合同，明确双方的权利义务，并据此全部、全面履行；履行不符合合同约定的，应当承担违约责任。从此意义上来说，证据实质上就是合同当事人履约行为是否符合合同要求的记录，故合同交底是项目部履约证据管理的最基本的前提。如果项目部的相关人员对合同的主要内容和权利义务并不了解，就无法准确理解合同实施过程中的履行要求，又如何判断其是否违约？又如何明确相关行为的法律性质？又如何最终决定以何种方式进行取证、留证呢？由此，项目部加强证据管理的第一前提是做好合同交底工作，让所有相关人员明白合同内容，了解合同重点、难点、要点，做到胸中有数，能够清醒地履行合同。
1、合同交底的重点在于对造价条款的准确理解，需要法务人员与造价人员的无缝配合。
对于施工企业来说，其承包工程履行合同的核心目的当然是取得工程价款，而且建设工程大多数问题，例如工期、质量等均是造价的对价，最终均会折算成工程造价来处理，故造价条款当然是合同的重中之重。造价条款既是技术条款，也是法律条款，其合同交底工作需法务人员与造价人员从技术与法律角度进行联合分析、共同交底，才有利于解决特定项目合同的基础资料即原始证据有针对性的管理要求，使项目部的所有人员明确证据管理的利弊得失和应对措施，否则就往往失于偏颇，最终导致证据管理出现质量问题。
例如，我目前正在代理的北京某大型国企与国内某上市房产开发公司的建设工程纠纷案件就是典型。该公司就其某大型CBD项目与该国企签订了建设工程施工合同，该项目采用总价包干模式，约定该项目的“三通一平”（含地下障碍物的拆除）均由承包人总价包干，不论实际情况如何，该项费用均视为包含在总价中，不予调整。
该合同约定就与我国现行交易习惯不同。2013版《建设工程施工合同（示范文本）》规定：“2.4.2【提供施工件】除专用合同条款另有约定外，发包人应负责提供施工所需要的条件，包括：（1）将施工用水、电力、通讯线路等施工所必需的条件接至施工现场内；（2）保证向承包人提供正常施工所需要的进入施工现场的交通条件；（3）协调处理施工现场周围地下管线和邻近建筑物、构筑物、古树名木的保护工作，并承担相关费用；（4）按照专用合同条款约定应提供的其他设施和条件。”故在我国的交易习惯中，“三通一平”是发包人的义务，而“地下障碍物”并无特别约定，通常采用现场变更签证的方式处理。
但是，承包人在履行这个合同之前并未研究在这样的约定前提下，作为一个有经验的承包商如何有针对性地加强现场相应的变更签证的管理？如何搜集、积累相应的证据？对此，承包人在合同实际履约开始时并未对合同相应条款做利弊分析并采取相应的管理措施，待到发现由于该项目属于旧城区改造，施工现场地下存在大量原有桩基，其数量远远超出了承包人原先的估计，处理费用高达数百万元。
在该项目发生争议起诉后，就该项费用，承包人列举了大量现场签证证明该项费用相关的工程量，但并没有证据证明双方就该费用结算方式达成过任何新的合意。这样的证据就出现了方向性错误，难以起到有效的证明效果。因为没有过程证据证明双方对合同履行过程出现的实际情况已有变更的意思表示，故就该项费用的落到实处，承包人的主张证据陷入了极其被动的局面。
这就是未能将合同造价条款进行造价和法律双重分析、双重交底的后果。法务人员没能意识到地下障碍物隐藏的重大造价风险，而造价人员及现场管理人员不了解合同条款的直接规定，并未依据合同条款进行证据搜集固定，还是抱着传统的定式思维不放，凭着经验收集证据而非凭着合同收集证据，最终导致证据证明方向出现根本性错误。
而我经手的另外一个案件，案件当事人做到了依照合同约定制作证据，从而在案件纠纷解决过程中，全面实现了自己的预期值。该案件纠纷项目也在北京，位于北京西长安街上一国有银行的新建办公大楼，由国家财政部直接投资。该银行作为工程发包人（下称发包人），经国际招投标由国内大型中央施工企业某国际建设公司（下称总承包人）中标。项目发承包方式为设备采购及施工总承包，合同采取工程造价加技术变更增量总价一次包死，合同约定包死范围内的价款不再调整。
该项目合同文件中有个非常特别的约定，在招标文件中有一个附件——《本项目分类签证管理办法》，投标人在投标时须予以实质性响应。该办法要求将工程签证分为三类，并以A、B、C字母分别编号：A类是技术变更签证，指承包人对已有设计文件基础上可预见并有能力进行判断和控制的变更，该类变更承包人在投标时应同时进行报价，并和合同造价一并包死，凡发包人发出A字编号的变更通知，承包人收到即应执行，不再调整价款。B类是经济变更签证，也即双方在合同履行过程中发生招投标无法进行投标报价的变更，凡发包人发出B类变更的，承包人可以另行报价，双方确定、调整价格后再执行。C类是变更类别的签证，即承包人对发包人发出变更类别有异议，要求把A类变更改为B类变更的签证，办法规定此类签证由承包人提出，编序以英文字母“C”为序。C类签证由发包人决定是否同意，如发包人接受，则A类可以变为B类，发包人予以变更调价；如发包人不认可，该C类变更仍属A类变更，不能调价。
本案总承包人为分解、控制相应的风险，对合同约定以及《本项目分类签证管理办法》进行认真解读、认真交底。在进行工程分包时，同样采取国际招标方式择优选择分包商，同步援引了上述管理办法，并在总分包合同明确约定：分包人提出的C类变更签证，同样由总承包人转送发包人确认，如获发包人同意，由总包人通知分包人。分包人变更签证类别的主张能否成功，以发包人是否批复同意为准，也即工程承发包合和总分包合同的签证管理执行同样的操作程序和标准。
本案工程完工结算后，分包人因357项C类变更未获发包人同意向总承包人提出索赔要求，双方协商无效，分包人遂提起仲裁,我代理总包人的案件仲裁，并提出9470万元的反请求。案件审理中，因总承包人依据合同所附管理办法，以及发包人不同意C类变更批复等证据确凿、充分，并且有理有据，总承包人的主张基本上得到了支持。双方最终在仲裁庭的主持下达成和解，分包人提出的14343万的仲裁请求，总承包人仅需支付5275万元，并可以分期付款，双方互不再负有任何支付义务。总承包人和分包人均放弃其他仲裁请求和反请求，本案重大纠纷得以妥善解决，总承包人的期望值得到了全面实现。
本案中，该纠纷案件总承包人可以实现其预期值的核心原因在于其工程管理人员通过合同交底，完全地理解了该管理办法中的A、B、C类变更的区别，并将357项C类变更均按合同附件《签证管理办法》的规定履行并记录到位，如果任何一份变更归类错误，或未及时提出异议，将A类变更及时转化为C类，总承包人均要承担直接的损失。这完全得益于该总承包人到位的合同交底，将该重要的合同约定从造价组成到法律性质均进行了到位的宣贯，才最终取得了如此优秀的成果。造价条款的双重分析、双重交底的重要性至此可见一斑。
2、合同交底的难点在于对合同签证、索赔条款的全面理解，尤其是要理解索赔条款的程序性约定。
索赔条款从广义而言，也属于造价条款，但其与其他造价条款相比，具有其自身的特点，导致其成为合同交底工作中的难点。索赔条款不仅具有不确定性，工程建设过程中，索赔发生的时间节点、影响大小及归责事由均是难以预见的，故无法通过枚举的方式进行交底，故工程管理人员对此理解的要求更高，不仅要求其了解相关条款，更要深入理解条款约定的真实涵义，才能应对瞬息万变的工程实际。索赔条款还具有对造价增加的重大影响性，工程索赔是工程价款的重要影响因素，工程索赔款往往能占到工程总价款的15%-30%，某些特殊项目中，索赔款比合同价款更高的情况并不鲜见。
严格的程序性是索赔条款的突出特点，这也是索赔条款最鲜明的特征。索赔从通知、提交索赔报告及资料、答复、价格审核、同意并下发签证等一系列过程中通常均规定有严格的程序规定，如果违反相应程序，则往往面临着索赔失权的后果，其中尤以程序规定中的期限制度最为典型。例如，2017版《建设工程施工合同》（示范文本）第19.1【承包人的索赔】规定：“根据合同约定，承包人认为有权得到追加付款和（或）延长工期的，应按以下程序向发包人提出索赔：（1）承包人应在知道或应当知道索赔事件发生后28天内，向监理人递交索赔意向通知书，并说明发生索赔事件的事由；承包人未在前述28天内发出索赔意向通知书的，丧失要求追加付款和（或）延长工期的权利。”根据上述约定，如果承包单位在索赔事件发生后28天内未能提出索赔通知，则其将失去索赔的权利。2017版施工标准合同中，关于索赔的直接规定共计41项，其中过期失权的期限要求的共计11项。
在工程实践中，发包人往往依照自己的优势地位，制定更加繁琐及严苛的索赔条款，如果上述条款不能通过完整、完善、完备的合同交底，让每个工程管理人员都烂熟于胸，一旦发生程序性错误，则会直接导致权利丧失。我国的施工企业，甚至可以说我国的传统文化中就具有重实质轻程序的传统，特别不能适应这种基于契约法治而衍生出的严格的程序制度，却往往因为轻了程序而失了“实质”。
我在代理施工企业的工程索赔曾经有一个十分经典的案例。在本系列文章中曾经介绍的北京“新万寿宾馆红水案”，该案件曾经被住建部法规司领导这样：“不论是追回工程款和索赔款的数额，还是依法解决拖欠工程款的效果和影响，本案都堪称中国建筑业追欠索赔第一案。”该案件当事人对证据收集的完善程度在我的执业生涯中算得上是一个名列前茅的佼佼者，基本做到了律师需要什么证据就能够提供什么证据。但即便是这样一个案件，施工企业在履约证据管理上也并非完美，案件的部分证据虽然完整，却因为不符合程序规定而失去索赔效力。该案件中发承包双方签订的建设工程施工合同第12条“设计与设计变更”第3款规定:“由于本工程采用按初步设计图纸及说明书标准,固定总价一次包死的总承包办法，因此甲方坚持按初步设计标准。乙方在收到施工图及说明书经交底后15天内，如对其所示工程标准有不同意见时，应用书面方式向甲方提出。逾期不提出书面意见，即认为该施工图及说明书设计标准符合初步设计的标准。”在案件发生准备提出诉讼前，承包人拟提出的工程索赔共计167项，合计金额为1400多万元，但经我核对后发现，其中有65项涉及到施工图与初步设计图纸在工程结构施工的差异, 承包人并未依据上述条款提出书面意见，或者是提出书面意见超出了15天的期限要求，故该65项共计600多万的索赔额因为违反索赔程序性约定导致无法索赔。后承包人在我的建议下，仅对剩下的102项涉及800多万索赔额提出索赔，虽然最终案件取得了全面的胜利，并得到了高度的评价，但不能不说，这600多万的索赔失权仍然是一个不小的遗憾。
忽视索赔程序性条款并不是该企业的孤例，而是中国施工企业的通病，积病日久，沉疴难解，每年全国施工企业因此导致的权利损失何止百亿计。这也是我推出本系列文章的初衷之一，律师作为“法律疾病”的医生，加强索赔条款的合同交底，尤其是加强程序性条款的交底是针对行业积弊开出的“药方”，只有努力践行，才能逐渐痊愈。
3、合同交底的要点是合同交底人员必须具有与合同复杂程度相适应的能力水平。
合同交底是由合同交底人员通过宣贯会、研讨会、培训会等形式将合同的内容及相应要点、难点向全体管理人员传达的过程。由此，合同交底人员的能力水平至关重要，如果其本身对合同的理解出现了偏差，那么其交底传达的结果也必然出现偏差，最终往往会导致整个工程项目部的证据管理出现问题。故施工企业一定要根据项目及合同的复杂程度结合企业自身的能力水平，努力选用、培养合适的合同交人员，对项目部的管理人才进行有针对性、准确性的合同交底。
企业自身具有与工程项目复杂程度相匹配的法务部门的，其可以自行组织合同交底；如果其法务部门不具有相应能力的，甚至是未设立法务部门的，则应当聘请专业律师代为交底。对于企业没有接触过的新型项目或新型发承包合同模式，则强烈建议由外聘的专业律师进行交底，或由外聘专业律师会同企业法务部门联合交底。原因在于，法务部门的主要业务均是针对企业既有业务进行，业务过于单一，这直接导致了法务部门的业务能力呈现扁平化趋势，对新的事物处理能力不足，而专业律师常年工作在法律事务的第一线，对于新的法律问题、法律事务具有第一手的信息及处理经验，更适宜新事物的处理。
近年来，我国政府连续发布《关于促进建筑业持续健康发展的意见》（国办发〔2017〕19号）、《建筑业发展 “十三五” 规划》（建市[2017]98号）等多项政策性文件鼓励推进工程总承包模式。该模式在国内属于新的发承包模式，由于这种模式刚刚兴起，国内大多数企业均缺乏该业务的处理经验，且工程总承包模式的本身缺乏完善、系统的法律法规进行规制。在该模式的实际适用过程中存在很多需要解决的问题及难以预知的风险，大多数企业的法务部门对工程总承包模式均仅有一个概念性的印象，缺乏深入了解，更谈不上具有准确适用该模式的能力，在这种情况下，则应当及时聘请在该模式上具有深入研究的专业律师量身定做合同交底方案。
二
定人专管，为落实项目部对履约证据的集中统一管理
建设工程案件证据，有其自身固有的特点，数量多、牵涉广、专业度高、时间跨度大。许多案件，尤其是涉及到工程索赔的案件，案件往往非常繁多且复杂，证据数量常常厚达数米。例如本人今年正在处理的上海某大型CBD的建设工程纠纷案件，其证据数量就达到了8大箱，叠加厚度厚达2.5米左右。这些证据涉及大量工程事件，变更、签证、补充协议、甲指分包、甲指乙供、安全事故、突发事件等等；还涉及到各种不同专业，例如建筑、结构、设备、工程造价等等。而争议解决中，每一个争议项均需有完整的证据链支撑，需要证明每一个争议项的事实发生及其来龙去脉、涉及费用及其计取、时效是否流失、过错责任及认定、请求权依据等。因此，通过有效的管理将这些纷繁复杂的证据材料完整、完备地收集，进行系统整理，转化成诉讼、仲裁中可用的证据目录是一个非常专业化、精细化的操作事宜。
工程项目部应当保证收集足够完整完备的证据，如何将其系统化整理成法院、仲裁庭所需要的证据目录呢？其核心在于证据管理的重要环节“定人专管”。所谓证据的“定人专管”，其有两层含义。
第一，定人专管首先在于定人，具体是指工程项目证据管理需要由具有法律与技术尤其是造价技术双重管理能力的人进行专项管理。
建设工程证据具有法律与技术高度的复合性，没有复合的知识储备是无法进行证据管理的。例如设计变更导致增减工程量，对于纯粹的法务人员，会想到的是应提出主张要求增加工程价款。往往所发的签证文件仅提出增加价款的主张没有相应的款项计算依据以及具体数额；而纯粹的技术人员，会偏重于因设计变更引起的增加价款的具体计算，而疏忽了提出增加价款的合同依据和法律依据。又例，发生台风导致了工程主体损害，对于纯粹的法律人员，往往认为发生台风属于不可抗力，但这并不准确，对于不同设防级别的工程，其对于不可抗力的认定标准不同，这需要专业的工程知识；而对于纯粹的技术人员，往往认为不可抗力带来的工程主体损害均由发包人负责，这也是不准确的，这需要结合合同具体约定进行详细分析，需要专业的法律知识。因此，项目上负责合同履行证据管理的专门人民，需要既熟悉法律又熟悉行业的复合性人员，或者由两者结合成为复合性的专管人员只有委派具有法律与技术复合型的人才进行专项管理，才能做好履约证据管理工作。
千金易得，一将难求。优秀的复合型人才是稀缺的，如果无法聘用复合型人才进行管理，那么采用法律人才与技术人才主要是造价管理人员联合管理也是可行的权益之计，但要注意由于证据制作应当符合法律及合同的规定，否则就不具有证据效力，故联合管理时，要以法律人才为主导。我在本系列第21篇介绍中建八局共29200名职工，在项目上从事证据管理的商务经理和法务经理共有5029人，比例高达17.2％。这一经验正说明：施工企业需要通过长期的法律人才和技术人才的联合管理，通过长期磨合培养履约证据管理的复合人才，达到与复合性人才管理相接近的实际效果；且通过长期的磨合，也可以促进两者互相学习，最终培养真正的履约证据管理的复合管理人才。
第二，定人专管的关键在于专管，具体是指项目经理部为强化履约证据管理明确专职定岗的负责人。
本系列文章多次提到，履约证据管理需要企业全员的共同配合，是企业全员的共同责任。但此处的责任是指行为责任、配合责任，并非专管责任。多头管理往往会失去管理；管理部门多了，往往会导致部门之间互相推诿扯皮，反而导致最终无人负责。因此，“定人专管”另外一层含义就是管理责任落实到专人，只有落实到专人管理，并建立相对应的管理制度和奖惩机制，明确责任，善赏恶罚，才能充分调动管理人员积极性，并实现证据管理水平的自发性提高，保证履约证据管理的质量。
我早在1998年处理过的一起涉外的工程总承包纠纷仲裁案件，就深刻反映出“定人专管”在证据管理方面的必要性和极端重要性。
该案件为一件涉外仲裁案件。案件被申请人系由泰国某大型集团在中国上海投资组建的外商独资企业，投资3.5亿美元开发上海陆家嘴金融贸易区某地块。申请人为法国某国际知名的工程总承包商。在项目开发过程中，被申请人采取设备采购和施工总承包方式发包该工程。后由于亚洲金融风暴，发包人仅拖欠了一个月工程进度款项，总承包商向发包人提出催告付款、解除合同，并要求索赔。双方协商不成，总承包商提起仲裁，其仲裁申请分为3大部分：已完工程价款，终止合同前后的直接损失，终止合同引起的预期利益损失，共计19个索赔子项，总金额高达2543万美元。
本案中，对方律师团队完整、完备、有力的证据举证让我十分惊讶，申请人在先期进行协商的4个月内几乎做到了步步有资料，事事有证据，对每一项仲裁请求均进行了极其完善的举证，这在缺乏履约管理意识和履约管理能力的国内建筑行业是十分罕见的。
事后，我在与对方代理的沟通中了解到，法国的这家承包商在每个项目的履约过程中都有派驻公司律师，出庭的6位代理人，除了一位来自英国的大律师，其余五位均是派驻在项目上的公司律师；施工中发生的任何签证和索赔事件都有公司律师随时做好书面法律文件；公司律师平时仅拿很少的基本工资，但索赔金额的20%是作为公司律师的绩效直接发放，做到了公司律师利益与签证索赔的实际效果直接挂钩，导致项目公司律师对工程签证索赔工作极其认真负责。而国内施工企业少有项目律师这个概念，普遍不重视合同履行的法律和证件的掌控，更做不到证据管理人员的利益与公司利益的统一。很多案件放养式的管理失误，都出现在项目的履约过程中。因此本案中，承包人的履约管理模式值得国内公司学习。
不管是项目律师模式，还是国内近几年兴起的项目法务模式，或是律师全过程法律服务模式，其本质都是一致的，即履约证据的定人专管。为什么要采取定人专管模式？如前所述，建设工程案件需要大量的证据，而其专业性极高，需要受过专业训练的专业人员才能充分而又完整地依据请求权基础及工程建设中的客观事实组织证据，编写法律文件。不论是法律知识、专业技术的学习，还是工程经验及工程实践的积累均需要大量时间、项目的磨炼，故只有定人专管才能培养合格的履约管理人才；且建设工程案件逻辑性强，各个工程事件中经常存在因果关系或事件时间跨度极长，如果负责人员频繁更换，容易使案件中出现逻辑错误，而建设工程履约过程中，基本上每一份文件均直接关系着工程价款（含索赔价款），任何文件出现错误都直接代表着损失，故也只有定人专管才能保证尽可能减少文件疏漏。
三
过程检查，为解决项目部对履约证据管理的缺失疏漏。
古语有云：“人非圣贤，孰能无过。”不论是多么完善的合同交底，多么精干的项目管理人员，在长期繁杂的工程管理业务中，均难免出现失误和疏漏，故强化履约过程检查，在实施过程预防疏漏是项目部履约证据管理不可或缺的一环。施工企业在合同履约的证据管理中，只有在过程中发现并及时纠正失误和疏漏，才是真正的防患于未然。司法实践中，更多的情况都是企业在履约过程中不能及时发现问题，待到发生纠纷后，甚至是法院判决败诉时才发现履约的证据管理出了问题，此时发现问题已为时过晚，只能吸取教训了
履约证据管理的过程检查既是法律检查也是技术检查。建设工程履约证据具有技术与法律双重属性，故应由工程技术人员及法务人员对所有工程事件资料文件进行联合审查，明确其技术及法律上的合理性、合规性，所有文件均应做到定性、定量、定责明确，并保证程序上无瑕疵。定性是指明确工程事件的性质，是索赔事件、不可抗力亦或是另行合意，准确的法律定性是法务人员的主要职责，是工程事件处理的前提，只有正确的定性才能保证事件处理采用准确的约定程序，否则容易出现程序瑕疵，导致失权。定量是指明确工程事件的影响范围，核心是确定对价款与工期的影响，准确的技术定量是技术人员的主要职责，技术定量是施工企业主张权利的基础。定责是指明确事件的责任方，该项工作需要法务人员与技术人员的紧密配合，共同分析，才能明确事件的起因、经过及结果，从而分析该事件的责任主体，确定企业主张权利的相对方。工程证据资料做到定性、定量、定责是证据的实质要件，法务人员依然需要在程序要件上进行再度复核，保证资料文件的制作、送达及合意过程符合合同约定，才能最大限度保护企业利益。
履约证据管理的过程检查既是结果检查也是程序检查。履约证据管理的过程检查对履约证据的制作成果进行检查当然是应有之义，无需多言，但我要强调的是对履约证据管理的流程检查，即对公司制定的履约证据管理制度及标准的落实情况的检查。正如我在本系列文章第22篇《汇总先进企业共691项合同履约证据清单值得在行业大力推广》中提到的，对于企业来说，履约证据管理的核心在于制度化标准化，而非某个管理人员的个人能力，只有将管理渗透入制度标准中，并通过过程检查确保落实到位，才能保证履约证据管理能力从个人能力转变为企业能力，并最终保证企业履约证据的优秀成果。
履约证据管理的过程检查是全流程的检查，并非简单的校对。如前所诉，建设工程履约资料是技术知识与法律知识的深度融合，故简单的多人校对是不能满足其质量需求的，应当建立体系化的检查流程。建议的检查流程如下：经办人员制作——项目技术部门主管复核——项目法务部门主管复核——项目经理复核——公司技术部门复核——公司法务部门复核——（情况复杂、影响巨大、确有必要的文件）公司高级管理人员复核并开会讨论决定——入卷归档。
工程项目部履约证据管理的“三个环节”，合同交底是基础、定人专管是核心、过程检查是保证。只有落实“三个环节”，才能在制度上保证履约证据管理的质量，实现证据管理的可控管理，保证企业利益。工程项目部是企业履约的基础部门，自然也是履约证据管理的前沿阵地，公司所有的证据管理均是基于工程项目部的证据管理成果，只有把握住“三个环节”，才能夯实企业证据管理之基。
精彩回顾
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十三）——从垃圾堆里找证据案看企业构建“三落实”管理机制的重要性
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二十二）——汇总先进企业共691项合同履约证据清单值得在行业大力推广
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◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（十九） ——从上海锦浦大厦水泥质量上诉案看物证勘验笔录的实际运用
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◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（十三）——当事人忽视鉴定意见形成过程导致案件败诉的教训值得记取
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（十二）——福建高院发回重审工程案看二审启动司法鉴定的实务操作
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（十一）——从上海“比萨斜楼”案看当事人诉前自行委托鉴定的法律效力
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（十） ——从天津高院二审改判案看证据司法鉴定意见的合法性原则
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（九）——证人“任性”导致温州某别墅案败诉看证人证言及使用规则
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（八）——从驳回1439万元违约金案看不可小觑的当事人陈述
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（七）——被索赔3032万元看忽视隐蔽工程验收单顺延工期的教训
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（六）——上海欢乐谷侵权赔偿案隐蔽工程验收单自证当事人无过错
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（五）——“王牌军”追欠索赔案胜诉反映会议纪要的四不原则
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（四）——从上海锦江北楼下沉至-2.6米看水准点取定证据形成的专业性
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（三）——从6068万元反诉被驳回看有关工期证据的形成和搜集
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（二）千万不能自认没有证据——上海“比萨斜楼”案败诉的教训
◎结合典型案例看施工合同履约证据及其管理（一）——施工企业何以做到律师需要什么证据，能够提供相应证据？
